2019_GR_00194 - Aanpassing reglement gebruik gemeentelijke accommodatie - Goedkeuring

A. AANVRAGEN EN ALGEMENE VOORWAARDEN

De aanvragen voor het volgend cultureel seizoen (dat loopt van 1/9 tot en met 31/8) dienen ingediend te worden op de gemeentelijke cultuurdienst, enkel via het webformulier ‘Aanvraag gemeentelijke accommodatie’ op www.zutendaal.be, uiterlijk op 1/7. Jaarlijkse evenementen van verenigingen/scholen aangesloten bij één van de Zutendaalse gemeentelijke adviesraden krijgen voor hun reservatie voorrang op verenigingen die reserveren voor hun reguliere werking (trainingen/repetities), mits tijdige aanvraag.

G-Sport

Zutendaalse Clubs/verenigingen met een G-Sport werking kunnen bij reservatie voor repetities, trainingen of wedstrijden vrijgesteld worden van de huur voor deze accommodatie, met voorwaarde dat G-Sporters de sport/activiteit beoefenen tijdens de volledige duur van de reservatie. Latere aanvragen worden zo vlug mogelijk in de programmatie ingepast. De aanvraagdatum geldt hierbij als prioritair.

Bij de toewijzing van de lokalen zal er, bij meerdere aanvragen voor hetzelfde lokaal, de volgende voorkeurvolgorde gelden:

1. Gemeentelijk activiteiten
2. Zutendaalse Scholen voorrang voor zaal Avdâq en de gemeentelijke turnzaal
3. Sportverenigingen aangesloten bij de Zutendaalse sportraad voorrang voor de gemeentelijk turnzaal
4. Verenigingen aangesloten bij één van de Zutendaalse gemeentelijke adviesraden en Zutendaalse Scholen voor andere accommodatie dan onder punt 2.
5. Niet-aangesloten verenigingen uit Zutendaal
6. Particulieren uit Zutendaal
7. Niet-Zutendaalse verenigingen en bedrijven
8. Particulieren buiten Zutendaal

Elke aanvraag dient een gedetailleerde beschrijving te bevatten van de voorziene hoofdactiviteit, nodige apparatuur enz

Elke aanvraag vanwege de gemeente of vanwege verenigingen aangesloten bij één van de Zutendaalse gemeentelijke raden voor advies wordt via de gemeentelijke cultuurdienst rechtstreeks behandeld. Alle andere aanvragen worden via de cultuurdienst aan het schepencollege gericht. Alle aanvragen dienen te gebeuren op formulieren die door de cultuurdienst ter beschikking gesteld worden.

De aanvraag, ondertekend door de huurder, is pas geldig na goedkeuring door de burgemeester en de gemeentesecretaris. Alle toegestane afwijkingen vervallen na einddatum van de aanvraag. De huurder zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij de aangevraagde activiteit het reglement kent en naleeft.

De annulatie van de activiteit(en) dient onmiddellijk gemeld te worden bij de cultuurbeleidscoördinator.

De opzegtermijn bedraagt minstens 3 weken voor de vastgestelde datum van de activiteit. Indien deze termijn verkort wordt tot minder dan 2 weken, zal aan de bij de cultuurraad aangesloten vereniging de zaalpunten in rekening worden gebracht.

Dezelfde regel telt ook voor niet aangesloten verenigingen en privé-initiatieven. Bij een opzegtermijn van minstens 3 weken zal 10% van de huurprijs gevraagd worden. Indien deze termijn korter is dan 2 weken of bij ontstentenis van berichtgeving wordt het volledige bedrag gevorderd.

Buiten de huurder kunnen nog andere personen vermeld worden die de sleutels mogen afhalen. Van al deze personen dient adres en telefoonnummer vermeld te worden. Al deze personen moeten meerderjarig zijn.

Bij ingebruikname van de ruimte dient de gebruiker steeds de toestand hiervan te controleren. Eventuele schade of tekorten dient de gebruiker onmiddellijk te melden aan de verantwoordelijke. De vorige gebruiker kan dan aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade of verlies.

De sleutels kunnen na (telefonische) afspraak afgehaald worden bij de verantwoordelijke van het gebouw. Enkel sleutels die eigendom van de gemeente zijn mogen gebruikt worden. De sleutels moeten op de plaats waar ze afgehaald werden teruggebracht worden.

a) Alle lokalen, met uitzondering van de repetitielokalen, kunnen in principe voor maximum 2 opeenvolgende weekends besproken worden om de blokkering van andere aciviteiten te voorkomen.Voor schouwburgactiviteiten mag op het podium gerepeteerd worden wanneer het decor geplaatst is en hieraan voorafgaand kan dit met 6 podiumrepetities verspreid over 3 weken aangevuld worden, op voorwaarde dat het podium vrij is

b)  Een theaterdecor dient op zodanige wijze opgesteld worden, dat er op momenten dat er niet op het podium gespeeld of gerepeteerd wordt, steeds een presentatie op het beeldscherm kan plaatsvinden.

Iedere huurder verbindt zich ertoe te zullen voldoen aan de geldende wetten, decreten en politiereglementen (sluitingsuur, leeftijdsgrens, schenken van alcoholhoudende en sterke dranken aan minderjarigen, geluidsoverlast, rookverbod, openbare orde, Sabam en Accijnzen). Hij is tevens verantwoordelijk voor het naleven van de fiscale verplichtingen op het gebied van inhouding van de bedrijfsvoorheffing op vergoedingen aan buitenlandse artiesten en het indienen van de voorgeschreven loonkosten, zowel voor binnenlandse als buitenlandse artiesten. Alle schikkingen die in deze richtlijnen niet zouden opgenomen zijn, worden verder getroffen door het beheersorgaan in overleg met de huurder.

GEBRUIK TIJDENS DE ACTIVITEIT.

Enkel de toegestane accommodaties mogen gebruikt worden.

Toegang tot andere dan de toegestane lokalen is verboden.

Tijdens de kantooruren zijn alleen geluidsarme activiteiten toegelaten. Voor de accommodatie van zaal Avdâq worden tijdens de lesuren geen activiteiten toegestaan.

Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt volgens de tijdsruimte vermeld op de aanvraagformulieren, maar mag nooit een voorgaande, een gelijktijdige of een volgende activiteit storen.

Aan de bestaande installaties (zoals doeken, toestellen, technische installaties, schilderijen, planten, ramen, deuren, tribune enz.) mag niets gewijzigd worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de verantwoordelijke van het gebouw. Uitgangen en nooduitgangen moeten steeds vrij blijven. In het cultuurcentrum dient ook de gang langs en achter het podium in alle omstandigheden volledig vrij te blijven.

Bijkomende elektrische leidingen en toestellen (vb. verlengkabels, koffiezet...) moeten genormaliseerd zijn. Deze mogen pas na goedkeuring van de verantwoordelijke van het gebouw geplaatst worden.

De nodige voorzorgsmaatregelen tegen beschadiging moeten genomen worden.

Elektrische zagen, schaven, schuurmachines e.d. zijn, omwille van de grote stofontwikking, verboden in alle lokalen.

De lokalen mogen niet afgesloten worden (beschikbaar blijven voor andere activiteiten). Uitzonderingen dienen speciaal vermeld te worden op het aanvraagformulier.

Verwarming, airco en verluchting in het gebouw mogen enkel door of in samenspraak met de verantwoordelijke van het gebouw bediend worden.

De veiligheidsverlichting mag nooit uitgeschakeld of afgedekt worden. De nooddeur moet tijdens een activiteit steeds ontsloten zijn.

Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake brandbeveiliging en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen, zijn niet toegelaten.

Bij activiteiten in het cultuurcentrum moeten wagens op de parking geparkeerd worden. Enkel tijdens het laden en lossen mag het binnenplein gebruikt worden.

De toezichthouders (respectievelijke verantwoordelijken van de gebouwen, cultuurbeleidscoördinator, algemeen directeur en leden van het schepencollege) hebben recht op toegang tot alle openbare activiteiten.

Elke huurder zal steeds vrije toegang verschaffen aan het gemeentepersoneel in werkopdracht.

C. SCHOUWBURGACTIVITEITEN

In het ganse cultuurcentrum geldt een algemeen rookverbod. Accomodaties mogen niet gehuurd worden voor commerciële doeleinden.

Er mogen max. 176 toeschouwers aanwezig zijn in de cultuurzaal. Onder geen enkel beding mogen bijkomende stoelen geplaatst worden. De trappen van de tribune moeten steeds vrijgehouden worden. De twee plaatsen op de eerste rij die officieel voorzien worden voor personen met een handicap dienen steeds als allerlaatste plaatsen toegewezen te worden.

Indien het gebruik van vuur, rook of ontploffingsmechanismen en andere ontvlambare materialen nodig is, dient men een goedkeuring hiervoor ontvangen te hebben.

De toegang tot de technische lokalen is verboden voor alle personen die er niet om dienstredenen geroepen zijn.

Afspraken i.v.m. de bediening van de technische apparatuur dienen tijdig gemaakt te worden met de aangestelde verantwoordelijke. De bediening van de technische apparatuur van het cultuurcentrum geschiedt uitsluitend door of onder toezicht van de aangestelde verantwoordelijke.

Indien de vaste tapinstallatie van het cultuurcentrum gebruikt wordt mogen er enkel verbruiksgoederen verkocht worden die door de aangestelde leverancier geleverd worden. Enkel goederen die niet door hem kunnen geleverd worden, mogen elders aangekocht worden.

De tapinstallatie wordt bediend door een tapper naar keuze. Hij zorgt voor de goede gang van zaken achter het buffet. De dranken en de glazen dienen terug in de bakken geplaatst en de drukleidingen toegedraaid te worden.

Bij het gebruik van de tribune is het verboden drank en eetwaren in de podiumzaal te nuttigen.

D. SCHADEGEVALLEN

De huurder is steeds verantwoordelijk voor de aangebrachte schade aan de gebouwen en aan het materiaal, zowel door hemzelf, zijn aangestelden als door de deelnemers tijdens de door hem ingerichte activiteit.

Tegen eigen risico zal de huurder een B.A.-verzekering afsluiten.

Het gemeentebestuur, het personeel en de door de gemeente aangestelde verantwoordelijke zijn niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen, diefstallen of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder.

De burgerlijke verantwoordelijkheid t.o.v. derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de gemeente.

E. NAZORG

In geval van schade zal de huurder onmiddellijk gevolg geven om de schade op tegenspraak vast te stellen en de herstelling in gemeenschappelijk overleg te regelen. Indien de betrokkene geen gevolg geeft, zal de schade door het gemeentebestuur zelf vastgesteld worden en worden de herstellingskosten van hem gevorderd.

Behoudens een speciale machtiging, moeten onmiddellijk na de activiteit of na de laatste van een ononderbroken reeks van activiteiten, alle voorwerpen, die niet tot het patrimonium van het gebouw behoren, verwijderd worden.

a) Alle gebruikte ruimten van het gemeentelijk cultuurcentrum moeten, behoudens andere overeenkomsten, de dag erna om 12u opnieuw beschikbaar zijn voor een volgende activiteit. De inkomhal, het cultuurcafé, de keuken en het buffet moeten de volgende morgen om 10u in een toonbare toestand zijn.

b) Alle gebruikte ruimten van de Vrije Basisschool, Schoolstraat 6, moeten vóór 8 uur van de volgende schooldag volledig ontruimd en in toonbare toestand zijn en beschikbaar voor de school.

c) Alle gebruikte ruimten van de overige gebouwen die behoren tot de Gemeenschapscentra Zutendaal moeten de dag erna vóór 12 u in toonbare toestand zijn en opnieuw beschikbaar voor een volgende activiteit. Bij niet naleving hiervan wordt op kosten van de huurder de accommodatie gepoetst. De factuur wordt aangepast aan de gangbare uurtarieven

De lokalen worden achtergelaten in de toestand zoals ze betreden werden.

Elke gebruiker is verplicht om alle afval die het gevolg is van zijn/haar activiteit (lege flessen, vuilzakkken,…) mee te nemen. Indien dit niet gebeurt, worden de opruimingskosten aan de gebruiker gefactureerd tegen de gangbare tarieven.

De huurder is verantwoordelijk voor het doven van de lichten en het sluiten van alle buitendeuren (inclusief de nooddeur) en ramen.

Elke beschadiging dient door de huurder onmiddellijk gemeld te worden.

F. ALGEMEENHEDEN

De overeenkomst geeft recht op het gebruik van de beschreven ruimten en materialen, de verlichting, de verwarming en bepaalde aan de activiteit verbonden dienstverlening van het personeel.

Bij niet naleven van de reglementen zal een rapport worden opgesteld dat kan leiden tot een geldboete en/of tot het uitsluiten van het gebruik van de gemeentelijke accommodaties.

Deze reglementering geldt voor alle ruimten en activiteiten in en rond alle gebouwen van de Gemeenschapscentra Zutendaal.

G. BESCHIKBARE RUIMTEN

I. Cultuurcentrum

• Podiumzaal 
• De podiumzaal bestaat uit het podium en een zaal met tribune. Belichting en geluidsinstallatie zijn aanwezig. Het aantal zitplaatsen op de tribune is maximaal 176.
• Foyer 
• De foyer (gelijkvloers + 1 ste verdieping) met vestiaire is bruikbaar voor tentoonstellingen, recepties e.d. (buffet en keuken beschikbaar). Er staan 6 trapeziumvormige tafeltjes + 5 ronde receptietafels.
• Cultuurcafé
• Het cultuurcafé kan gebruikt worden als cafetaria, tentoonstellingsruimte, vergaderlokaal of om multimediavoorstellingen te geven. Er kunnen ongeveer 50 personen zitten. Hier staan 3 grote en 14 kleine tafels met 20 stoelen. De aanwezige geluidsinstallatie kan op aanvraag gebruikt worden. 

II. Lokaal II

Lokaal II is gelegen onder het gemeentehuis. Het is bereikbaar vanaf de beneden gelegen parking op het Nettersheimplein. In lokaal II bevindt zich 1 grote tafel, de nodige stoelen en een wandbord.

III. Lokaal III

Dit lokaal is alleen bereikbaar via de ingang naast de dienst vrije tijd. Er staat 1 grote tafel met de nodige stoelen.

IV. Lokaal IV

Lokaal IV bevindt zich naast lokaal III en is ook alleen via de ingang naast de dienst vrije tijd bereikbaar. Hier staat 1 grote tafel, de nodige stoelen en 1 wandbord.

V. Kiosk

Amfitheater met overdekt buitenpodium. Elektriciteit en water is voorzien. Mogelijkheid tot extra verlichting. Geluidsinstallatie op aanvraag.

VI. Vrije Basisschool, Schoolstraat 6

• Zaal Avdâq, eetzaal en keuken 
• Alleen voor socio-culturele activiteiten. Enkel het elektrisch fornuis, de tafels en de stoelen mogen gebruikt worden. Er mogen zonder toelating géén bijkomende vuren geplaatst worden.
• b. Turnzaal: 
• Gebruik zowel voor socio-culturele als sport activiteiten. Sportverenigingen aangesloten bij de gemeentelijk sportraad krijgen voorrang op socio-culturele verenigingen voor de turnzaal, met uitzondering van jaarlijkse evenementen zoals vermeld in artikel A1. (zie 3. Toevoeging voorrangsregeling) 

VII. Lokalencentrum De Wevel Wiemesmeer

Deze lokalen worden niet verhuurd voor losse activiteiten. Ze kunnen vast ter beschikking gesteld worden voor Zutendaalse verenigingen.

VIII. Gemeenschapslokalen Wiemesmeer

Zowel het grote als het kleine lokaal is gelegen naast zaal Posthalt. Beide lokalen worden voornamelijk gebruikt als vergaderruimte.

IX. Huis van het Kind

Verenigingen aangesloten bij Zutendaalse adviesraden, kunnen gebruik maken van de locatie tegen dezelfde tarieven als de netwerkpartners. De activiteit die wordt aangeboden moet wel passen in de doelstellingen van het Huis van het Kind.

H. VERGOEDINGEN

De verhuurprijzen voor de gemeenschappelijke accommodatie, geldend voor verenigingen die aangesloten zijn bij de Zutendaalse cultuurraad, werden vastgesteld in de vorm van minpunten, opgenomen in het subsidiereglement dat van toepassing is op desbetreffende verenigingen. b. Verhuurprijzen voor de gemeentelijke accommodatie (enkel van toepassing bij het organiseren van culturele activiteiten) voor andere verenigingen of instanties niet aangesloten bij de cultuurraad.

Zutendaalse verenigingen aangesloten bij een van de overige adviesraden

Zutendaalse verenigingen of organisaties NIET aangesloten bij een adviesraad

 Verenigingen of instanties van buiten de gemeente en bedrijven

Tarieven Huis van het Kind: 

Bij kunsttentoonstellingen geldt de betalingswijze vermeld in de door het College van Burgemeester en Schepenen goedgekeurde reglementering terzake.