2020_OR_00038 - Evaluatie werking met voorinschrijving Pierewiet - Kennisneming

De werking met voorinschrijving gaat als volgt:

Voorinschrijvingen moeten gebeuren via de online tool. Alle ouders ontvangen daarvoor een login en een wachtwoord. De voorinschrijving wordt in principe afgesloten op donderdag 00:00u voor de week erna. Annuleren van een inschrijving kan tot 24u op voorhand, anders wordt er een kost aangerekend, dit is de kost die er normaal gezien voor de opvang betaald moet worden. Indien er later geannuleerd wordt, moet er een ziekte attest bezorgd worden.

Volgende elementen kwamen er aan bod de voorbije periode:

1. Er zijn 4 ouders die aangeven dat ze hun planning van het werk nooit tijdig kennen om te kunnen inschrijven op voorhand. 
2. Ouders vergeten vaak in te schrijven en doen de inschrijving toch per mail, ondanks het feit dat ze dit via de online tool moeten doen.
3. Sommige ouders vinden de regeling met de ziekte attesten te streng. 
4. De boete voor een laattijdige annulering kan soms oplopen. Sommige ouders vinden de periode van 24u te kort.
5. Sommige ouders kunnen het uur van afhalen moeilijk inschatten of ervaren het als stresserend dat de kinderen op een bepaald uur afgehaald moeten worden.
6. Gemiddeld zijn er 7 gezinnen die vergaten om in te schrijven en deze kinderen stonden toch te wachten om meegenomen te worden aan de schoolpoort. We zien hier een serieuze daling, in november waren er nog maar 3 gezinnen die dit vergeten.

Volgende oplossingen werden aangereikt:

1. Deze ouders geven hun vragen door per mail zodra ze hun planning kennen en dan worden de kinderen door de coördinator ingeschreven.
2. Alle inschrijvingen worden ingegeven en kunnen nog naar Pierewiet komen. Dit brengt wel wat werklast met zich mee voor de coördinator. bijvoorbeeld in de week van 16/11 en 24/11 ging het om 40 mails van ouders die aangeven dat ze vergeten zijn om in te schrijven. Zij worden allemaal verder geholpen. Uiteraard kan je je dan afvragen of zij de volgende keer wel tijdig zullen inschrijven, wanneer ze merken dat het toch altijd in orde komt. Het Vast Bureau stelt voor om een sensibiliseringsactie naar de ouders hier rond op te zetten.
3. Hiervoor kwamen regelmatig klachten binnen. Om hieraan tegemoet te komen, voeren we vanaf november de regeling in die ook in de scholen van toepassing is, waarbij ouders 4 keer per schooljaar een afwezigheid van max. 3 opeenvolgende kalenderdagen zelf kunnen attesteren. 
4. De boete wordt verlaagd naar de helft van de te betalen kost voor de laattijdig geannuleerde inschrijving. In vergelijking met andere IBO's, is de periode van 24u al heel kort. Een nog kortere periode is niet werkbaar voor de planning.
5. Het einduur moet vooral ingegeven worden om een planning van de medewerkers toe te laten, aangezien er 1 medewerker per 14 kinderen aanwezig moet zijn. Als kinderen langer blijven, dan kan dit uiteraard en wordt het nodige personeel ook ingezet. Ouders kunnen ook een later einduur ingeven en de kinderen dan vroeger komen halen, ook dat is geen probleem. Als dit systematisch gebeurt, zullen we in overleg gaan met de ouders. 
6. Alle kinderen worden meegenomen en de ouders worden eraan herinnerd dat ze in feite moeten inschrijven. 

De werking wordt positief geëvalueerd.