Tijdens de bouwwerken van de renovatie van het gemeentehuis zullen de administratieve diensten tijdelijk elders gevestigd worden. De medewerkers van de dienst Omgevingsvergunningen zijn nu al gevestigd in het administratieve deel van de gemeentelijke technische dienst. De financieel directeur zal met de medewerkers een onderkomen vinden in het Lemmes' Huis. Voor de andere diensten zullen tijdelijk twee panden gehuurd worden tot het einde van de bouwwerken, nl. de kantoorruimte waar KBC gevestigd was en de kantoorruimte waar CM gevestigd was. De beide panden zijn gelegen op het Oosterzonneplein in de onmiddellijke omgeving van het gemeentehuis.
De vergaderingen van de gemeenteraad en de huwelijksplechtigheden zullen ook op een andere locatie moeten doorgaan. De vergaderingen van de gemeenteraad zullen doorgaan in het bezoekerscentrum van de Lieteberg. Voor de huwelijksplechtigheden zal er uitgeweken worden naar de pastorij en de Lieteberg. Hiervoor zijn contacten met de kerkfabriek en de vzw de Lieteberg gelegd om hierover samenwerkingsovereenkomsten af te sluiten.
Voor de officiële ontvangsten zal uitgeweken worden naar zaal Avdâq of het bezoekerscentrum van de Lieteberg.
Naar aanleiding van de verbouwingen in het gemeentehuis, moet er opzoek gegaan worden naar een gepaste locatie ter vervanging van de podiumzaal en omliggende lokalen. Eén locatie zal mogelijks niet volstaan omdat alternatieve locaties ook al worden gereserveerd voor andere events. Daarom zal men dienen te zoeken naar verschillende locaties die aan het gebruiksdoel voldoen.
Heden wordt de nota met het voorstel ter compensatie voor de cultuurverenigingen ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.
Voorstel
Na advies in te winnen van zowel het schepencollege, het MAT als de Cultuurraad is volgend voorstel uitgewerkt voor locatie, compensatie en subsidies.
Locaties
De verschillende gebruiksdoelen van het CC kunnen opgevangen worden door de volgende locaties:
St.-Jozefskerk
Zaal Avdâq/Turnzaal
Posthalt
Auditorium Lieteberg
Parochiaal Centrum
De verenigingen zullen op de hoogte worden gebracht van de mogelijkheden. Ze kunnen echter zelf kiezen welke locatie ze wensen te gebruiken. Het reserveren van de Sint-Jozefskerk, Auditorium Lieteberg, Posthalt en Parochiaal centrum dient te gebeuren bij de verantwoordelijke voor de zalen. Voor de reservatie van zaal Avdâq/Turnzaal wijzigt er niets.
Compensatie
De gemeente zal een compensatie voorzien voor de verenigingen ter ondersteuning. De compensatie is afhankelijk van soort vereniging en begrensd met een maximum bedrag. Welke locatie gebruikt wordt, speelt geen rol in de compensatie. Om recht te hebben op de compensatie dienen de verenigingen de factuur met de huurprijs voor te leggen.
· Theaterverenigingen: €1800 Voor het opvoeren van een voorstelling.
· Andere verenigingen: €400 Dit voor 1 grote activiteit gedurende een volledig weekend of 2 grotere activiteiten van 1 dag. Belichting en geluid kunnen voorzien worden vanuit het CC. De vereniging zal wel moeten helpen bij het op- en afbouwen van de materialen. Er dient hiervoor contact worden opgenomen met Tom Geraerts.
Subsidies
Om het berekenen van de subsidies zo eerlijk en eenvoudig mogelijk te laten verlopen, zal er gekozen worden om de subsidies voor het werkingsjaar 2022 en 2023 opnieuw te bevriezen zoals ook al gebeurde in 2020 ten gevolge van de corona pandemie. Dit werd zowel door het MAT als de Cultuurraad naar voor gebracht als de beste oplossing.
Tijdens de verbouwingswerken voor de renovatie van het gemeentehuis zullen de vergaderingen van de gemeenteraad plaats hebben in het bezoekerscentrum van de Lieteberg.
Voor de huwelijksplechtigheden zal gebruik gemaakt worden van de pastorij en het bezoekerscentrum van de Lieteberg. Hiervoor zullen met de kerkfabriek en de vzw de Lieteberg samenwerkingsovereenkomsten afgesloten worden.
Art. 2.
De gemeenteraad neemt kennis dat voor de huisvesting van een aantal administratieve diensten die niet in eigen bestaande gemeentelijke infrastructuur kunnen ondergebracht worden de kantoorruimten van de KBC en CM gelegen op het Oosterzonneplein tijdelijk zullen gehuurd worden.
Art.3.
Voor het verplicht moeten uitwijken naar een andere locatie wordt volgende compensatie voorzien voor de verenigingen. De compensatie is afhankelijk van soort vereniging en begrensd met een maximum bedrag. Welke locatie gebruikt wordt, speelt geen rol in de compensatie. Om recht te hebben op de compensatie dienen de verenigingen de factuur met de huurprijs voor te leggen.
· Theaterverenigingen: €1800 Voor het opvoeren van een voorstelling.
· Andere verenigingen: €400 Dit voor 1 grote activiteit gedurende een volledig weekend of 2 grotere activiteiten van 1 dag. Belichting en geluid kunnen voorzien worden vanuit het CC. De vereniging zal wel moeten helpen bij het op- en afbouwen van de materialen. Er dient hiervoor contact worden opgenomen met de technieker.
Art. 4 ;
Om het berekenen van de subsidies voor de socioculturele verenigingen zo eerlijk en eenvoudig mogelijk te laten verlopen, zullen de subsidies voor het werkingsjaar 2022 en 2023 opnieuw bevroren worden zoals ook al gebeurde in 2020 ten gevolge van de corona pandemie.