2022_GR_00114 - Gemeentelijke kampeerterreinen: aanpassing kampvergunning - Goedkeuring

De gemeenteraad keurt de aangepaste kampeervergunning als volgt goed:

Handtekening……………………………………………………………………….

Handtekening .............................................................................

• Deze retributie*, bevat alle taksen, lasten en diensten met uitzondering van de kosten voor energie water en elektriciteit). Deze zullen tegen kostprijs, bijkomend op het einde van de kampperiode, afgerekend worden door de beheerder.
• Deze kampvergunning** wordt pas bindend als binnen de veertien kalenderdagen na ondertekening van deze overeenkomst, de huurder het voorschot overmaakt. Het voorschot bedraagt 20 % van de totale kampprijs van het gekozen terrein, bij de berekening wordt rekening gehouden met de aantal dagen dat het kampterrein gehuurd wordt, in combinatie met het vermoedelijk aantal deelnemers of de afgesproken minimale bezetting. Het betaalde voorschot wordt in rekening gebracht bij de eindafrekening.
• Gelieve bij de overschrijving volgende referenties te vermelden: naam van de kampgroep

– naam van het kampeerterrein en periode van kamperen. Dit om de administratieve verwerking ervan te vereenvoudiging.

Eénzijdige opzegging van het huurcontract :

A ) door de huurder

• Ongeacht de reden, onmiddellijk de beheerder op de hoogte brengen.
• Op het éénzijdig opzeggen van het huurcontract, staan volgende geldelijke sancties :
• * opzeg voor 1 december van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin het kamp effectief zou doorgaan : huurder is enkel het voorschot verschuldigd.
• **opzeg na 1 december van het jaar dat voorafgaat aan het jaar dat het kamp effectief zou doorgaan en voor 1 april van het jaar waarin het kamp effectief zou doorgaan : Verhuurder is zowel het voorschot als de vergoeding van de beheerders verschuldigd. (Deze vergoeding wordt berekend a rato van de in het huurcontract bepaalde minimale bezetting en het aantal kampdagen)
• **opzeg na 1 april van het jaar waarin het kamp effectief zou doorgaan, de huurder is de volledige kamprijs verschuldigd. Deze kampprijs wordt berekend a rato van de minimale bezetting en het aantal kampdagen.
  
  
• Ongeacht de te betalen vergoeding, zal de beheerder steeds vorderen via een door het College van Burgemeester en Schepenen goedgekeurde factuur.
• De goedgekeurde factuur zal via de de beheerder aan de huurder overgemaakt worden.
  
  

• B ) door de verhuurder

  • Voor de eenzijdige opzegging moet de verhuurder een motivatie meedelen aan de huurder
  • Ongeacht de reden, geeft nooit aanleiding tot een schadevergoeding.
  • Huurder maakt enkel aanspraak op terugbetaling van het betaald voorschot.
  • De opzeg wordt onmiddellijk kenbaar gemaakt aan de huurder.
  • De verhuurder engageert zich om -in de mate van het mogelijke- een passende oplossing te zoeken in overleg met de huurder

•  

  Vroegtijdig beëindigen van het kamp :

  A ) door de huurder

  • Ongeacht welke reden, zal beheerder de reden + zijn advies onmiddellijk voorleggen aan het College van Burgemeester.
  • De huurder betaalt de volledige verblijfsfactuur.
  • Beslissing wordt kenbaar gemaakt aan de huurder.
    
    

• B ) door de verhuurder

  • Ongeachte de reden, geeft nooit aanspraak tot een schadevergoeding.
  • Vroegtijdige beëindiging omwille van de schending van de in de kampvergunning opgenomen algemene bepalingen – de richtlijnen in de nota van de Politiezone Carma – de richtlijnen gegeven door de beheerders – het veelvuldig en herhaaldelijk verstoren van de goede orde, geeft geen recht op het terugbetalen van het voorschot en de huurder betaald de volledige verblijfsfactuur. Deze maatregel zal in eerste instantie bekrachtigd worden door de Burgemeester of bij ontstentenis door de bevoegde schepen.
  • Beslissing wordt aan de huurder meegedeeld.
    
    

• C ) Vroegtijdige beëindiging van het kamp door overmacht.

  • De verblijfsfactuur voor het effectief verbleven aantal dagen is verschuldigd
  • Het voorschot wordt terugbetaald, indien alles in goede staat wordt achtergelaten of als de eventuele schade en het gevolg is van de overmacht.
    
    

• Algemene bepalingen

  1. Documenten

• De huurder verbindt er zich ook toe om voor aanvang van de kampperiode zoals hierboven aangegeven op eenvoudig verzoek van de beheerder, volgende documenten digitaal te bezorgen:

  • Afschrift van het verzekeringscontract burgerlijke aansprakelijkheid (wettelijke aansprakelijkheid (Nederland)) op naam van de jeugdbeweging of vereniging die de vergunning aanvraagt.
  • Een volledige deelnemerslijst met vermelding van naam, voornaam en geboortedatum. Deze lijst dient opgemaakt te worden voor: - de leiding – de leden – de kookouders- volwassenenbegeleiders e.d. Ongeacht het aantal dagen ze op hoger vermelde kampplaats verblijven. Deze lijst wordt conform de GDPR-wetgeving verwerkt en nadien vernietigd.
  • Een activiteitennota van alle activiteiten op – rond – buiten de kampplaats met vermelding van de datum – het uur – duur – korte beschrijving – plaatsbepaling van de activiteiten. ( Deze lijst omvat alle activiteiten tijdens de kampperiode ook tijdens de op – of afbouw van het kamp )
  • Een volledig ingevulde en ondertekende verklaring “ Kamperen in de politiezone Carma.
    
    
• De huurder bevestigt hij bij het ondertekenen van deze kampvergunning, van de verhuurder een richtlijnennota “Kamperen in de politiezone Carma“ ontvangen heeft en dat hij er zich toe te verbindt deze richtlijnen tijdens het verblijf op de gemeentelijke kampeerterreinen na te leven.

2 )         Borg

Bij aankomst betaalt de huurder op verzoek van de beheerder een borg van € 250,00. Deze borg, wordt op het einde van de kampperiode door de beheerder overgemaakt op de rekening van de huurder. De beheerder zal dit doen na keuring van de kampplaats – het ter beschikking gestelde sjorhout – eventuele andere inrichtingen ……,

De beheerder meldt de reden van inhouden in eerste instantie en indien mogelijk, mondeling aan de huurder. Daarna zorgt de beheerder voor een schriftelijke bevestiging ervan binnen een redelijke termijn ( via mail aan de ondertekenaar van de kampvergunning).

In volgende gevallen kan de beheerder overgaan tot het volledig of gedeeltelijk inhouden van de ontvangen borg:

• De netheid van het terrein bij vertrek te wensen overlaat en er door de beheerders extra inspanningen moeten gedaan worden om het terrein opnieuw “ kampeerbaar” te maken (opruimen van: rondslingerend vuil – slecht of niet gedempte putten voor de hudo – slecht of niet gedempte afvoergreppels voor regenwater rond de geplaatste tenten – slecht of niet opgeruimde resten van kampvu(u)r(en)…).
• Beschadigingen aan het terrein, de faciliteiten en ter beschikking gestelde inrichtingen, die door de verhuurder tijdens of op het einde van het kamp worden vastgesteld.
• Beschadigingen aan het ter beschikking gestelde sjorhout, die door de beheerder tijdens of op het einde van het kamp worden vastgesteld.
• Het kampterrein niet of onvolledig ontruimd is op de dag en het uur zoals overeengekomen in de kampvergunning.

Indien de volledige ontruiming van het kampterrein door de huurder niet binnen een termijn van 7 kalenderdagen wordt uitgevoerd, (deze periode start op de einddatum overeengekomen in de kampvergunning ) zal de verhuurder voor de ontruiming instaan. Hierbij zal de borg volledig of gedeeltelijk gebruikt worden om de ontruimingskosten en mogelijk gederfde retributiegelden te vergoeden ( in het geval dat een volgend kamp hierdoor gedeeltelijk of volledig niet kan doorgaan ). Mocht blijken dat de ontvangen borg onvoldoende is om de veroorzaakte schade te compenseren, zal het resterende saldo op de huurder verhaald worden.

In geval van schade zal de borg door de beheerder altijd worden ingehouden, tot op het moment dat burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering van de huurder de schade volledig of gedeeltelijk heeft vergoed. Indien er spraken is van een vrijstelling, kan de ingehouden borg gebruikt worden om deze vrijstelling volledig op gedeeltelijk te compenseren. Indien blijkt dat de ingehouden borg niet volstaat, zal het saldo rechtstreeks door de verhuurder bij de huurder gevorderd worden.

De beheerder meldt de reden van inhouden in eerste instantie en indien mogelijk, mondeling aan de huurder. Daarna zorgt de beheerder voor een schriftelijke bevestiging ervan binnen een redelijke termijn (via mail aan de ondertekenaar van de kampvergunning).

3 )         Gebruik van elektronisch versterkte muziek tijdens het kamp. 

De gemeente Zutendaal voert het duurzaam kamperen hoog in het vaandel, maar wil ook mogelijke overlast voor de buurtbewoners tot een voor iedereen aanvaardbaar niveau beperken. 

Omwille van hoger vermelde redenen wordt het gebruik van elektronisch versterkte muziek eerder afgeraden of wordt gevraagd om het gebruik ervan tot een strikt minimum te beperken en dit binnen de grenzen bepaald in de richtlijnennota van de Politiezone Carma.

In de richtlijnennota van de Politiezone Carma staat duidelijk gestipuleerd :

“Nachtgerucht of- rumoer is strafbaar wanneer de rust van de inwoners wordt verstoord. Als nacht wordt algemeen beschouwd, de uren na 22 uur en voor 7 uur.

De buurt mag in geen enkel geval hinder ondervinden, zowel bij dag als bij nacht en ongeacht het geluidsniveau”.

Het is aan de beheerder om naar aanleiding van het kampvuur en dit beperkt tot één moment per kamp (één moment en dit voor de volledige groep en niet per tak of afdeling van een groep) toestemming te geven tot het gebruik van elektronisch versterkte muziek na 22:00 en uiterlijk tot 00:00 met dien verstande dat de huurder voorafgaandelijk de buurtbewoners persoonlijk van deze activiteit op de hoogte brengt en het geproduceerde geluidniveau op de perceelsgrens (grens kampterrein) de 85 db niet laat overschrijden.

Eventuele niet-naleving van deze bepalingen kan leiden tot een sanctionerend optreden door de politie en bij veelvuldige herhaling ervan tot het vroegtijdig afbreken van het kamp.

4) Verplaatsingen in het bos

• Verplaatsingen op de bospaden met gemotoriseerd vervoer ( auto / motor / bus / vrachtwagen / … , zijn enkel en alleen toegestaan om zich te verplaatsen van de kampplaats naar de dichtstbijzijnde openbare weg en vise versa. Alle andere verplaatsingen in het bos gebeuren zonder uitzondering met niet gemotoriseerde vervoersmiddelen. Overtredingen hiertegen, kunnen leiden tot een proces verbaal, opgesteld door de natuurinspecteur of boswachter en het betalen van de daaraan verbonden boete.

5) Dagen voor – of nakamp

De huurder heeft recht op drie dagen voor – of nakamp. Dit kan vrij ingevuld worden maar kan de drie dagen niet overschrijden. Tijdens deze dagen worden enkel de personen effectief aanwezig op het kampterrein in rekening gebracht. Voor de andere dagen, gelden de in de overeenkomst opgenomen minima per dag of bij overschrijding ervan de effectief aanwezige kampeerders per dag.

6 )         Betaling

De huurder schrijft ten laatst 4 kalenderdagen voor het einde van het kamp en nadat hij samen met de verhuurder de verblijfsfactuur heeft overlopen en goedgekeurd het nog te betalen saldo over op rekening BE35 0910 1224 2237 Bicc GKCCBEBB op naam van de Gemeente Zutendaal, Oosterzonneplein 1 te 3690 Zutendaal met vermelding van het factuurnummer – naam van de kampgroep – het terrein. De huurder bezorgt de verhuurder steeds een bewijs van de betaling.

Deze overeenkomst werd in dubbel opgemaakt te Zutendaal, op.......................................................