Aanleiding en context
De gemeenteraad keurde de samenwerkingsovereenkomst goed met het Energiehuis Limburg op 2 maart 2023. Deze omvat de voorwaarden voor het verstrekken van dienstverlening rond energiebesparing aan de inwoners uit Zutendaal. Naast een zitdag voor energievragen en infosessies, koos Zutendaal ook voor een aanbod aan renovatieadvies, dat afzonderlijk betalend is.
Om correct te kunnen factureren en te rapporteren, moeten er persoonsgegevens uitgewisseld worden. Dit kan en mag niet gebeuren zonder een afzonderlijke overeenkomst, gebaseerd op de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het Energiehuis Limburg koos in eerste instantie voor een verwerkingsovereenkomst, maar volgens de Data Protection Officer (DPO) van verschillende gemeenten was dit niet de meest geschikte vorm.
Na overleg met verschillende partijen werd daarom gekozen voor twee protocollen (eentje voor de uitwisseling tussen het Energiehuis Limburg en het lokaal bestuur en vice versa). Deze protocollen moeten nu goedgekeurd worden door de verschillende lokale besturen in Limburg, die een samenwerkingsovereenkomst ondertekenden met het Energiehuis Limburg.
Door het uitstel werd de samenwerkingsovereenkomst eerder al goedgekeurd door de gemeenteraad. Zo kon het Energiehuis Limburg al van start gaan met haar dienstverlening. Die was immers op 6 september 2022 opgezegd door het Energiehuis Limburg zelf. Vanaf 1 januari 2023 was er dus geen aanbod meer door het Energiehuis Limburg voor de Zutendaalse inwoners.
Zonder protocol kan er echter geen facturatie noch rapportering plaatsvinden. Vandaar dat deze documenten nu ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Argumentatie
Beide protocollen zijn nodig voor de beleidsrapportering en facturatie van de dienstverlening die door het Energiehuis Limburg verstrekt wordt. Door te kiezen voor een protocol was er meer tijd nodig om de documenten juridisch uit te werken.
Ondertussen heeft de DPO van het Energiehuis Limburg dit in overleg met de DPO's van verschillende Limburgse gemeenten uitgewerkt. C-Smart verstrekte over dit ontwerp een positief advies op 10 augustus 2023.
L 119/1 VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)
De gemeenteraad keurt de protocollen voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het Energiehuis Limburg en de gemeente Zutendaal goed.