Op 22 november 2023 kregen alle lokale besturen een melding vanuit het kabinet van minister van omgeving Zuhal Demir, waarin de opstart werd gemeld van het Vlaams Handhavingsplatform (VHP). Dat platform heeft als doel alle informatie rond handhaving gecentraliseerd, uniform, in real-time en beveiligd ter beschikking te stellen aan alle betrokken autoriteiten en instanties zoals bijvoorbeeld het parket, de Hoge Raad voor de Handhavingsuitvoering en de griffies van burgerlijke en strafrechtelijke rechtbanken.
Dit gebeurt gefaseerd en brengt ook voor de lokale besturen een aantal verplichtingen met zich mee. De ondertekening van een samenwerkingsprotocol "toegang VHP en elektronische mededeling van persoonsgegevens" is er één van.
Er wordt gestart met de digitale invoer van alle proces-verbalen (PV's), verslagen van vaststelling en documenten m.b.t. de bestuurlijke sanctieprocedure in het platform. Ook de communicatie naar de belanghebbenden over die documenten (de kennisgeving) zal digitaal via het platform gebeuren.
Stad Genk ontving dit schrijven omdat hier actief aan handhaving gedaan wordt i.h.k.v. de V.C.R.O. (Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening) én het DABM (Decreet Algemene Bepalingen Milieu). Voor deze decreten wordt de verplichting van kracht op 25 maart 2024.
Na deze datum moeten de vermelde documenten digitaal worden opgesteld, ondertekend met e-ID, en vervolgens ingegeven worden in het VHP, dat zal instaan voor de kennisgeving ervan aan de bestemmelingen.
Het gebruik van het Vlaams Handhavingsplatform brengt uiteraard een aantal belangrijke voordelen met zich mee.
Alle PV’s van lokale besturen, inspectiediensten en politie komen real-time in het VHP terecht, meteen bij de juiste personen. Het komende ontwerp-uitvoeringsbesluit van de Vlaamse regering voorziet dat de PV’s van collega’s binnen hetzelfde beleidsdomein zullen kunnen geraadpleegd worden, ongeacht het grondgebied.
Verbalisanten RO en toezichthouders milieu zullen in de toekomst een notificatie krijgen wanneer de beboetingsinstantie (kan een rechtbank of de gewestelijke entiteit zijn) een sanctie oplegt n.a.v. hun PV’s en verslagen van vaststelling. Ze blijven zo op de hoogte van het gevolg dat eraan gegeven wordt.
Ook de kennisgeving naar de belanghebbenden (bijvoorbeeld de overtreder, het parket, de beboetingsinstantie), die vandaag veelal manueel gebeurt, zal door het platform uitgevoerd kunnen worden en daarmee een efficiëntiewinst opleveren. Burgers bijvoorbeeld zullen hun PV kunnen ontvangen via e-box, indien zij deze activeerden, of anders via de post, door de Magda Documentendienst van de Vlaamse Overheid. Burgers en ondernemingen zullen hun sanctiedossier kunnen raadplegen via respectievelijk Mijn Burgerprofiel en E-Loket.
Tot slot worden de ingegeven documenten beveiligd bewaard gedurende hun volledige levensduur.
Gezien het ook een uitwisseling van persoonsgegevens betreft, dient de functionaris voor gegevensbescherming van de stad om advies gevraagd te worden met betrekking tot het ontwerp van samenwerkingsprotocol.
Het advies werd gevraagd, en is gunstig: Het voorstel protocol is opgemaakt conform artikel 8, §1 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer en artikel 20 van de privacywet van 30 juli 2018. De DPO heeft dan ook geen bezwaar tegen de ondertekening van het protocol.
Gemeente Zutendaal kan op het platform digitaal op 2 manieren aansluiten:
Het Vlaams gewest gaat ervan uit dat alle lokale besturen in eerste instantie zullen aansluiten d.m.v. een user interface, althans in de opstartfase. Daarom wordt een onboardingstraject voor alle betrokken verbalisanten RO en toezichthouders milieu, gebaseerd op een aansluiting via user interface, voorzien.
Een latere technische koppeling met het dossieropvolgingssysteem T&H blijft natuurlijk het eerste opzet.
Onboardingstraject voor de verbalisanten RO en toezichthouders milieu om rechtstreeks dossiers in het VHP in te voeren
Iedere verbalisant RO en toezichthouder milieu, die PV’s of verslagen van vaststelling maakt onder het VCRO of DABM decreet, zal hiervoor twee opleidingssessies volgen vóór 25 maart 2024.
Eerst is er een infosessie van ongeveer anderhalf uur via Microsoft Teams, waarin wordt toegelicht wat het platform inhoudt en betekent voor hen. Vervolgens is er een trainingssessie van ongeveer tweeënhalf uur via Microsoft Teams, waarin het toepassen van het platform zal aangeleerd worden om te weten hoe PV’s en verslagen van vaststelling kunnen ingevoerd worden.
Alle verbalisanten RO en toezichthouders milieu van de Intergemeentelijke Samenwerking Handhaving Ruimte MidLIM zijn intussen ook tijdig ingeschreven voor deze opleidingssessies.
Als gemeente (ook als lid van de Intergemeentelijke Samenwerking Handhaving Ruimte MidLIM) moet het volgende dus ondernomen worden om te kunnen aansluiten:
1. het volgen van de onboardingssessies door alle verbalisanten RO en toezichthouders milieu van de Intergemeentelijke Samenwerking Handhaving Ruimte MidLIM. Hier is inmiddels dus reeds gevolg aan gegeven, men is ingeschreven;
2. ondertekenen van een protocol ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het agentschap Justitie en Handhaving en de stad/gemeente i.h.k.v. de toegang tot het VHP. Het protocol is toegevoegd als bijlage. De nodige velden kunnen aangevuld worden en vervolgens digitaal ondertekend worden door de burgemeester én de algemeen directeur, via Adobe Acrobat, tegen uiterlijk 15 februari 2024. De heer Van den Broeck, Administrateur-Generaal, tekent vervolgens voor het Agentschap Justitie en Handhaving. Het finale protocol wordt teruggezonden via e-mail vóór de go-live datum op 25 maart 2024;
3. Er dient na deze goedkeuring en ondertekening van het protocol ook een onboardingsproces doorlopen te worden bij de Magda Documentendienst. Dit zal tijdig kenbaar gemaakt worden door het gewest en kan daarna uitgevoerd worden.
Iedere aansluiter heeft tenslotte ook een rijksregister- en kruispuntbankmachtiging nodig. De Vereniging Vlaamse Steden en Gemeenten bevestigde dat de steden en gemeenten reeds beschikken over ruime, voldoende machtigingen voor alle toepassingen. Hier moet dus niets voor gedaan worden. Inmiddels gaf de functionaris voor gegevensbescherming van de stad op dd. 15.01.2024 een gunstig advies .
Besluit van de Vlaamse regering van 06 oktober 2023 over de digitalisering van de handhaving van diverse Vlaamse regelgevingen, inzonderheid artikels 1,1°en 3°; 2 en 4; Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, titel VI (handhaving), inzonderheid artikels 6.2.1. en 6.2.2.; 6.2.4. en 6.2.5.;
Decreet Algemene Bepalingen Milieubeleid van 05 april 1995, inzonderheid artikel 16.1.1.; Kaderdecreet Vlaamse handhaving van 14 juli 2023, inzonderheid artikel 38§1; Artikel 41, 1° (delegeren bevoegdheden gemeenteraad aan het college van burgemeester en schepenen) van het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
De gemeenteraad keurt het protocol ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegeven tussen het agentschap Justitie en Handhaving en de gemeente i.h.k.v. de toegang tot het VHP en gezien de gunstige toetsing en advisering i.h.k.v. de G.D.P.R regelgeving, goed.
Dit wordt uitgevoerd ten gevolge en i.h.k.v. het kaderdecreet Vlaamse handhaving van 14 juli 2023 en het besluit van de Vlaamse Regering over de digitalisering van de handhaving van diverse Vlaamse regelgeving (in dit geval Vlaamse Codex RO en DABM) van 06 oktober 2023.
Dit protocol wordt ondertekend in naam van de organisatie door de burgemeester en de algemene directeur.
De gemeenteraad neemt kennis van het volgen van de opleidingssessies voor het gebruik en toepassen van het VHP door de verbalisanten RO en de toezichthouders milieu vóór de startdatum van 25 maart 2024.
De gemeenteraad keurt eveneens de instap en het doorlopen van een onboardingsproces bij de Magda Documentendienst goed.