2019_GR_00087 - Voorstel participatiereglement - Goedkeuring

Vormen van participatie.

• In Zutendaal heeft de burger de mogelijkheid om op verschillende manieren te participeren aan het beleid van het lokaal bestuur: 
• meldingen, suggesties, klachten formuleren aan een dienst (via telefoon, persoonlijk, website, …). 
• Inspraakmogelijkheden gerelateerd aan de werking de raden (verzoekschrift, volksraadpleging, spreekrecht op de raden, …).
• Participatie op initiatief van burgers (wijkcomités, bewonersgroepen, droomavonden, …). 
• Projectmatige (burger-)participatie, op initiatief van het lokaal bestuur. Naar aanleiding van concrete dossiers, noden en thema’s die leven in Zutendaal, kan het lokaal bestuur op eigen initiatief of op vraag van burgers een tijdelijk participatieproject opstarten. Betrokken actoren worden meegenomen in dit project (wijkcomités, verenigingen, scholen, handelaars, andere organisaties)
• Georganiseerde participatie, op initiatief van het lokaal bestuur (adviesraden)

Participatie door adviesraden

1.  Het lokaal bestuur richt volgende adviesraden op:
• Lokaal Overleg Kinderopvang
• Gecoro 

Deze adviesraden hebben een eigen specifieke samenstelling en vallen niet onder dit reglement.

• Cultuurraad (met een vaste werkgroep ‘bibliotheek’ met afvaardiging in de raad) 
• Welzijnsraad 
• Milieuraad
• Jeugdraad
• Sportraad

Algemene doelstellingen en opdrachten van adviesraden.

• Advies geven en signaleren: de adviesraad betrekt hierbij actief de brede bevolking, met bijzondere aandacht voor kwetsbare groepen in de gemeente. De adviesraad kan advies geven op vraag van het lokaal bestuur. De adviesraad neemt echter een proactieve houding aan engeeft ook advies op eigen initiatief. 
• Overleg mogelijk maken tussen adviesraden, verenigingen en burgers. 
• Algemene belangen van hun domein behartigen.

Samenstelling van adviesraden:

• Alle adviesraden: 
• bestaan uit geëngageerde mensen. 
• streven bij hun samenstelling naar pluralisme, representativiteit en diversiteit. Streven bij hun samenstelling dat ten hoogste twee derde van de leden van hetzelfde geslacht is. 
• hebben een bestuur van minimaal een voorzitter, ondervoorzitter, secretaris 
• werken volgens het ‘drie schillen model’

1. Vaste groep die bij voorkeur 6 keren per jaar samenkomt (Dagelijks bestuur van de adviesraad). 
2. Enthousiaste, gemotiveerde burgers die via werkgroepen thematisch meewerken aan projecten/evenementen (werkgroepen). In deze werkgroepen kunnen ook leden van de vaste groep zitten. 
3. Grote groep burgers die altijd geïnformeerd worden en tips kunnen geven (uit deze groep kan ook geput worden voor de werkgroepen)

• kunnen een eigen aanvullend huishoudelijk reglement opmaken als ze dit willen
• organiseert naast de vergaderingen van de adviesraad jaarlijks een open algemene vergadering rond specifieke thema’s. 
• deze algemene vergadering staat open voor alle geïnteresseerden, deskundigen, betrokkenen, … en heeft een thematische vergaderagenda.

• Volgende personen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van een adviesraad: mandatarissen en personeelsleden van het lokaal bestuur.
• Adviesraden worden samengesteld voor een periode van maximum zes jaar met een verplichte evaluatie en mogelijke bijsturing na drie jaar. Indien de termijn van hersamenstelling minder danzes jaar bedraagt, wordt deze termijn in het huishoudelijk reglement van de adviesraad vastgelegd. Het lidmaatschap is niet bindend voor de volledige periode van de legislatuur. De kandidaten worden gevraagd zich minimaal 1 jaar te engageren. Verdere bepalingen over het lidmaatschap kan iedere adviesraad opnemen in zijn huishoudelijk reglement.
• De uittredende voorzitters zitten de installatievergaderingen voor.
• De vergaderingen worden samengeroepen door de voorzitter en/of de gemeentelijke ambtenaar.
• Indien een lid 3 achtereenvolgende keren niet aanwezig is, wordt er door de voorzitter of de ondersteunend ambtenaar contact opgenomen.

Ondersteuning:

• De adviesraden
• krijgen door het college van burgemeester en schepenen ieder een ondersteunende ambtenaar toegewezen.
• krijgen administratieve ondersteuning: agenda samenstellen, uitnodiging versturen en verslag maken kan door de ondersteunende ambtenaar gebeuren. Het verslag wordt binnen de 10 werkdagen bezorgd aan de leden. De leden kunnen binnen 10 werkdagen mogelijke opmerkingen doorgeven. Nadien wordt het verslag als goedgekeurd beschouwd en voorgelegd aan het schepencollege waarna het op de website van het lokaal bestuur wordt geplaatst. Leden van de adviesraad stellen zelf agendapunten voor. De agenda mag niet enkel door voorzitter en/of ondersteuner bepaald worden.
• mogen voor vergaderingen en activiteiten gratis beschikken over gemeentelijke infrastructuur.
• de adviesraden kunnen werkgroepen oprichten. De ondersteunend ambtenaar maakt deel uit van de werkgroep. Werkgroepen geven inhoudelijk verslag over hun bezigheden aan de adviesraad, zodat de inhoud eventueel verwerkt kan worden in een advies aan het lokaal bestuur. Besprekingen over reglementen gerelateerd aan het lokaal bestuur, vallen niet onder de bevoegdheid van de werkgroepen en dienen besproken te worden binnen de vaste groep (dagelijks bestuur adviesraad).